1 విజ్ఞానకోశము = - ఉపయోగించిన నీరా చెరపరానిదై యుండవలెను. ప్రారంభ పరిశీలనములో దస్తావేజులను గురించి కొన్ని గమనింపదగిన యంశములను భాండాగారికుడు గుర్తు పెట్టుకొనవలెను. తాను వాటినిబట్టి గమనికలు తయారు చేయించి అవి దస్తావేజుకు అతికించబడి యుండునటులు చూడవలెను. ఏవిధముగను దస్తావేజులకు చెరుపు కలుగ కుండా ఈ పని జరుగవలెను. ఈ నిరోధక చర్యలు తీసికొన్న తరువాత కొండా గారికుడు తన వళముననున్న పత్రముల విషయమై నిశ్చయ జ్ఞానమును కలిగి యుండగలడు, కార్యమునకు కడగునపుడు తాను అవలంబించిన విధానమున పొరపా నుండ ట్లున్నచో అవి చక్క బెట్టుటకు వీలు లేనివిగా కూడదు. దస్తావేజులు సరియైన క్రమములో లేకున్నను, ఎట్టి క్రమము కలవిగా లేకున్నను వాటిని వర్గీకరించ వలెను. స్వాభావిక మైన కవిలె ఖాండాగార లక్షణమును ప్రక్క నున్న వాటితోడి సంబంధమును సాధ్యమైనంత స్పష్ట ముగా దస్తావేజులు తెలుపునట్లు అవి మునుముందుగా తీర్చబడవలెను. కవిలె భాండారములు స్వప్రయోజనము లను నిర్వహించుటకును, విద్యార్థులు వాటిని అర్థము చేసికొని పఠించి కృతార్థులగుటకును ప్రశస్తతమమైన అవకాశమును అట్టి ఏర్పాట్లు కల్పించ గలవు. పత్రములను అమర్చు విధానము దస్తావేజుల ఉత్పత్తి స్థానము సులభముగ తెలిసికొనుటకు అనువుగా నుండ వలెను. ఏ పరిపాలనా లక్ష్యములను ఉద్దేశించి సదరు పత్రములు బయలు దేరిననో అట్టి లక్ష్యములను వెలువ రించునట్లు దస్తావేజులను అమర్చుటయే సవ్యమైన పద్ధతి. కవిలె భాండారమును ఉత్ప త్తిచేసిన పరిపాలనా విధాన మును గూర్చి పరిచయములేనిది కవిలె భాండారముల తత్త్వము సరిగా బోధపడదు. కవిలె భాండారములతో సన్నిహిత సంబంధము గలవారు ముగ్గురు కలరు. పరిపాలకుడు, భాండాగారికుడు, చరిత్రకారుడు అనువారు ఆ ముగ్గురు. ఈ మువ్వురి యొక్క కార్యరంగములు, అభిరుచులు జాగ్రత్తగా విభాగించినచో కవిలే భాండాగారికుని జవాబుదారీలను సులభముగా మనము గ్రహింపవచ్చును. ఒకడు కవిలే భాండారములను సృష్టించును. మరియొకడు వానిని 575 కవిలె ఛాండాగారములు క్రమప్రకారముగా భద్రపరచును. మూడవవాడు తన అక్కరకొరకు వానిని మధించి వినియోగపరచుకొనును. చరిత్రకారునకు అనేక అనేక దృష్టికోణములున్నవి. అతని ఉపాదాన విసర్జన పద్ధతులు భాండాగారికుని శ్రద్ధకు మిక్కిలి హానికరమైనవి. భాండాగారికుడు తన కవిలె భాండారములను భద్రపరచుటయందు అత్యంతాధునిక, శాస్త్రీయ పద్ధతులను అవలంబింపవలెను. కాని ఆతని కాలము, దృష్టికోణము నవీనులతో కాక కవిలె భాండా తాదాత్మ్యమును పొందవలెను. రములతో అనగా ప్రాచీనముగా నుండవలెను. ఆతనికి అన్ని పత్రములును తుల్యప్రాధాన్యము గలవే. అతడు ప్రజలకు కాక కవిలె L భాండాకారమునకే సేవకుడగుచున్నాడు. భాండాగారికునకు సాధ్యమైనంత జాగరూకతతో తయారుచేయబడిన మార్గ దర్శినులు (guides), విషయసూచికలు, వృత్తాంత కోళములు, పంచాంగములు ఉండవలెను. ఇవి కవిలె భాండారములోని యావద్విషయములను బాహాటముగా సమగ్రముగా పరిశోధకునికి కరతలామలకము చేయునవిగా నుండవలెను. కవిలె భాండారములోని విషయములు వర్గీకరింపబడి, వర్ణింపబడి యుండవలెను. అట్టి విషయ ముల క్రమసూచికయు, కాలక్రమానుసారముగ ఏర్పరచ బడిన ప్రదేశముల యొక్కయు, వ్యక్తుల యొక్కయు, పట్టికలను అన్యోన్య నిర్దేశముతో కూడినవై కవిలే భాండా రమునకు పఠనముకొరకై వచ్చు ప్రతి వ్యక్తి కిని సులభ ముగ విషయబోధ కలిగించును. దస్తావేజులకు టిప్పణులు వ్రాయుట ఒక ప్రత్యేక స్వభావముగల పని. దస్తావేజు రచింపబడిన భాషలోనే దానికి టిప్పణి వ్రాయుట ఉత్తమపద్ధతి, మూలపత్రము వేలిపుచ్చు వాతావరణమునే టిప్పణి సృష్టించవలేను. కానీ అది సంగ్రహరూపముగా నుండవలెను. భాండాగారికుడు ఎట్టి ముఖ్యవిషయమును విడనాడకూడదు. శక్యమైనచో పదవిన్యాసమునే ఉపయోగించవలెను. వీలైనంతవరకు సంగ్రహరూపములో మూలగ్రంథమును క్లుప్తపరచ వలెను. భాండాగారికుడు మూలగ్రంథము నుండి సందర్భానుసారముగా ఏదైన నొక ఆవశ్యకమైన సమా సమునో, వాక్యభాగమునో ఉద్దరించుచు, అనవసర భాగ ములను తగ్గించవచ్చును.
